De VWH had aan het College een aantal vragen gesteld naar de overwegingen die tot dit voornemen tot sluiting van Loket Burgerzaken hebben geleid.
Het College heeft een reactie gegeven (bewerkt door de redactie).

1. De gemeente heeft een Convenant met de VWH afgesloten om de VWH zoveel mogelijk bij gemeentelijke voornemens en plannen
Antwoord College: In de raadsvergadering van juni is een motie ingediend, waarin het college werd verzocht de bezuiniging op het loket niet door te voeren. Deze motie haalde geen meerderheid. Bovendien had de directeur van DIA (waar het loket onder valt) op12 juni schriftelijk de VWH om advies gevraagd. Omdat de raadsvergadering over de bezuinigingen in oktober plaatsvindt, heeft de VWH voldoende tijd voor een advies. In een telefonisch overleg rond dit tijdstip had de VWH aangegeven geen behoefte te hebben aan een gesprek.

2. Wat zijn de cijfers over het aantal lokethandelingen handelingen (het aantal bezoekers). Is het aantal bezoekers gestegen of verminderd in de laatste jaren?
Antwoord College: Het aantal bezoekers is in de jaren 2004 tot 2007 gegroeid. In relatie tot de openstelling blijft er echter sprake van een weinig efficiënte situatie. Er zijn sterke fluctuaties in de bezoekersaantallen. Dat heeft vooral te maken met golfbewegingen in de aantallen aanvragen voor reisdocumenten en rijbewijzen. De verwachting is echter, dat met de toenemende gebruik van Internet (e-loket) het aantal bezoekers van fysieke loketten structureel zal dalen.

3. Er wordt veel te weinig ‘reclame’ gemaakt voor de dienstverlening van burgerzaken in Hoogkerk. (zoals vrij parkeren, toegankelijk voor minder validen e.d.)
Antwoord College: de gemeente wijst de burgers vaak op de voordelen van een bezoek aan de afdeling Burgerzaken in Hoogkerk. Via de Groninger Gezinsbode, de gemeentewebsite en in brieven aan burgers persoonlijk in verband met een herinnering aan het feit dat het reisdocument of het rijbewijs verloopt. Voor de drukke vakantieperiode bijv is in Groninger Gezinsbode expliciet gewezen op de mogelijkheid om in Hoogkerk een nieuw paspoort af te halen.

4. Waar komen de bezoekers aan burgerzaken vandaan binnen de gemeente.
Antwoord College: uit de hele gemeente. Voornamelijk vanwege de goede parkeervoorziening, bereikbaarheid en ook de ruimere openstelling in de ochtenden, vanaf 08.00 uur. In de stad is het loket vanaf 09.00 uur open, de maandagochtend niet. (s’middags is het loket in Hoogkerk gesloten).

5. Waarop is de berekening van de besparing gebaseerd en waarom is deze besparing heel anders dan in 2003.
Antwoord College: Het bezuinigingsvoorstel in 2003 betrof uitsluitend de exploitatiekosten in Hoogkerk, niet de personeelskosten. De medewerkers in Hoogkerk zouden dan op de centrale afdeling Burgerzaken komen. Door de verwachte toename van het gebruikvan Internet en de afname van bezoekers (zie boven) kunnen we ook bezuinigen op de personele capaciteit. Hiervoor is het wel noodzakelijk dat het personeel op één locatie is. Daarom zijn nu ook de personele lasten meegenomen.

6. Is in de berekening van het aantal bezoekers ook rekening gehouden met de toekomstige uitbreiding van het aantal huishoudens aan de westkant van de gemeente, zoals de nieuwbouwwijk de Held III (1300 woningen).
Antwoord College: Vanzelfsprekend heeft de uitbreiding van het aantal huishoudens onze aandacht. Zoals we al hebben aangegeven worden fysieke loketten minder belangrijk door meer gebruik van Internet. Met de sluiting van de afdeling in Hoogkerk is de organisatie meer efficiënt.

In oktober 2007 stelt de raad de bezuinigingen definitief vast.

Reactie VWH: Het standpunt van de gemeente is onbegrijpelijk
Het DB van de VWH constateert dat de gemeente moet toegeven dat de bezoekersaantallen de laatste jaren zijn gestegen, dat bezoekers uit de hele stad komen en dat dit o.a. te maken heeft met de goede toegankelijkheid, openstelling en parkeergelegenheid.
Dat ondanks deze positieve ontwikkeling, met daarbij de nieuwe woonwijken in aantocht het loket dicht moet, is onbegrijpelijk, zo vindt de VWH, evenals de bewoners van Hoogkerk. De VWH wordt hierin ondersteund door het senioren overleg van Hoogkerk.

De VWH heeft de wethouder gevraagd om mondeling uitleg te geven in Hoogkerk en naar Hoogkerk te komen. Op deze uitnodiging is de wethouder nog niet ingegaan. Wel is het VWH bestuur op het stadhuis uitgenodigd op donderdag j.l. om15.45 uur, maar zij vindt dat deze zaak niet in de binnenkamers van het stadhuis besproken moet worden, maar in de volle openbaarheid, zodat de mensen van Hoogkerk hierover hun mening kunnen laten horen.

Ondanks het Convenant, waarin is afgesproken dat de VWH in alle gemeentelijke zaken in een zeer vroeg stadium op de hoogte wordt gehouden, dat de gemeente geen besluit neemt zonder advies van de VWH, moest de VWH uit de krant vernemen dat burgerzaken zou sluiten, evenals vier jaar geleden.

Begin juni ontving de VWH schriftelijk de mededeling van sluiting. Omstreeks 12 juni ontving de VWH een brief van de Algemeen Directeur van de DIA met een uitnodiging voor een gesprek. Vanwege vakantie en andere beslommeringen kon dit gesprek pas 4 dagen voor de behandeling in de gemeenteraad plaatsvinden, daarom zag de VWH hiervan af.

De brief gaat niet in op de vraag dat een groot deel van de bezuiniging ten koste gaat van de begroting van OCSW, die hiermee inkomsten derft en maar moet afwachten of er een nieuwe huurder gaat komen voor een ruimte zonder daglicht.